为确保学士学位授权评估工作有序、高效地进行，使各类评估材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，满足评估指标体系所需要的支撑材料需求，按照《湖南省普通高等学校新设本科专业办学水平评估和新增学士学位授权学科专业评估方案（2012年修订版）》的要求，结合我院评估工作实际，拟定《湖南第一师范学院迎接学士学位授权学科专业评估材料建档指南》（以下简称《建档指南》）。

一、材料分类

1．评估材料按性质可分为支撑材料和备查材料。支撑材料指对某项指标某个观测点自评结果的直接依据，如各类数据统计、图表说明、名册等；备查材料指对支撑材料的佐证资料，如人事档案、各类证书等，或因量大、不能移动等情况不能存档的，另外保管以备评审时专家查阅。

2．学士学位授权学科专业评估档案材料由受评专业所在院部负责收集、整理、归档，需要学院层面的材料，可向教学质量监控与评估中心申请，由教学质量监控与评估中心协调相关部门提供。

3．按评估材料的形成过程可以分为“原始档案材料”、“新建档案材料”和“评估工作材料（评估过程中的工作材料）”。

4．具体将涉及到的材料种类如下：

（1）文字材料：文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等。

（2）统计材料：统计表格、报表和各类名册。

（3）声像材料：照片、声像光盘等。

（4）证书材料：进修证书、荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等。

（5）实物材料：获奖作品、科技作品、著作、教材、论文期刊等。

（6）其它材料：能反映教学工作水平和人才培养质量的其它类型材料。

备注：照片等声像材料分类后装袋保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位整理好证书复印件。获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片，著作、教材须复印封面和版权页，论文须复印封面、目录和正文。

二、材料归档时限

材料、数据采集及整理时间为学校升本后到评估当年，无特殊说明的，评估材料归档时限定为2011年9月至2015年5月。

1．专业建设、课程建设、学风建设、教学管理、教学运行、教学效果等项目建设和教学改革实践活动、师资队伍数量与结构、各类学生人数数据和材料以学年度整理，即为2011.9～2012.8、2012.9～2013.8、2013.9～2014.8和2014.9～2015.5四个学年（统计时限自当年的9月1日起至次年的8月31日止）。

2．与财务有关的数据和材料按自然年度整理。

3．反映办学传统、特色的材料或者其它反映某事项完整过程的原始材料不受时间限制，按完整事件时间整理。

三、材料建档要求

1．评估指标体系及支撑材料目录中所列的各项材料，各部门务必本着“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的原则，在坚持实事求是的前提下，加强“补、改、建”的工作力度。其中规章制度、管理办法等全校性文件材料，必须以学校正式制发文件为准。

2．材料要根据评估指标体系及支撑材料目录中所列各项进行编目，分类整理。按照评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点的结构顺序逐级建档。

3．各部门提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源。所有的数据必须有支撑材料佐证，支撑材料要齐全、准确，要经得起专家的检查。

4．凡正式文件材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称。对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如试卷、论文等）。

5．评估材料统一用文件盒分装。文件盒正面、侧面应有标签，标明内装材料所属的二级指标及支撑材料名称，标签格式按《关于印发< 湖南第一师范学院本科教学档案归档规范（修订版）>的通知》（湘一师院字〔2012〕63号）附件1中提供的标准：封面横标宽9cm×高5.5cm，字号为小初，字体为楷体；封脊竖标,宽3.8cm×高17.5cm，字号为30，字体为楷体。

6．每个文件盒内必须有打印的材料目录，列出本盒内所包含的材料清单。其后是按目录次序排列的相应档案材料。

7．对需要进行后续补充、完善、积累的材料，暂不做整册装订；对需要修订的材料及未完成的统计表暂不打印装盒，待定稿后打印装盒，以减少不必要的浪费。

8．各部门必须设置专柜陈列各类评估档案资料，集中管理，专人负责。

四、材料格式要求

1．所有以学校名义正式制发的文件材料，格式以学校制发文件规范为准。新建文字材料均采用WORD文档格式，大标题用小二号华文中宋加粗，正文用四号仿宋字，正文一级标题用黑体，二级标题用楷体加粗；文中序号顺序为“一（一）1（1）①Aa……”（大一后标点符号用顿号、小1后标点符号用实心圆点、（一）（1）后不需要用标点符号等）；文件大标题与正文之间行距为单倍默认，正文行距一般为固定值24；落款日期为大写。各类材料均采用A4纸单面打印，页面设置采用默认值。

2．“自评报告”、“简况表”等需要上报湖南省学位办、省教育厅高教处的材料，必须按教学质量监控与评估中心规定的格式、要求撰写或填写，正式稿由教学质量监控与评估中心统一打印装订。

3．照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子类材料刻录光盘保存。

4．各类证书（学历、学位、专业技术职务、获奖、荣誉证书等）由各部门（单位）列出清单，归档复印件。

五、其他要求

1．评估材料要做到原始性、真实性、针对性，已经形成的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划、总结等，以体现“以评促建”的过程及效果。

2．评估档案要规范、齐全、整洁，分类清楚，排列有序，便于查找利用。要求材料保管人必须十分熟悉材料的内容和陈列位置。

3．根据《湖南省普通高等学校新设本科专业办学水平评估和新增学士学位授权学科专业评估方案（2012年修订版）》要求，各部门须认真解读指标体系及评估等级标准要求，依据本部门的工作实际，发挥主观能动性。所有拿不准的，请及时与教学质量监控与评估中心联系。

                                   

                                                    湖南第一师范学院教学质量监控与评估中心

                                  二0一四年十月